Estamos firmemente en la era de la información, lo que significa que podemos tener 25 sinónimos para una palabra en segundos y obtener una gran cantidad de datos sobre cualquier cosa que se nos ocurra con solo tocar una pantalla táctil. Pero por otra parte de poder consentir a todo, viene el desafío de organizarlo, pulirlo y presentarlo. ¿Está redactando un nuevo correo electrónico de marketing para su pequeña empresa, escribiendo diapositivas para una presentación para sus estudiantes de posgrado y creando un icónico feed de Twitter? Tienes un océano de información que necesitas organizar.
Así es como el equipo de defensa del cliente de Buffer toma una gran cantidad de información y la organiza en un solo zona donde todos los miembros del equipo pueden consentir a ella.
El problema: Documentos sobre documentos sobre documentos
Soy parte del equipo que dirige el centro de ayuda aquí en Buffer, lo que significa que las pestañas de mi navegador están maximizadas en todo momento con documentos sobre documentos sobre documentos. Solo una nueva función de producto en el horizonte, o incluso un pequeño cambio en una función existente, significa que muchos equipos están trabajando en sus propias partes de un emanación, desde ingeniería hasta marketing, aquí en atención al cliente. . Y nunca trabajamos cabal A ¡Nueva función o pequeño cambio! Hasta el día del emanación, todos estamos rastreando y sopesando cualquier material nuevo y brillante a través de los canales de Slack, los tableros de Trello, las cuentas de prueba, las reuniones de Teleobjetivo, las Hojas de cálculo de Google y una gran cantidad de documentos de Dropbox Paper.
¿Alguna vez ha tomado un consejo de información y lo ha limitado a unas pocas gotas? Este ha sido mi oposición.
La decisión: Crear el barco
Hemos iniciado una experiencia en nuestro equipo que llamamos «Crear el Barco». Parece mucho más elegante de lo que es. El barco es…redoble de tambores…¡solo un documento más! Lo sé, solo estaba hablando de la penuria documental. ¡Pero este es el posterior! La suerte del Ártico ! ¡La piedra Rosetta! Es el VESSEL, y ya sea que esté escribiendo una publicación de blog, un divisa de podcast, una nota de la empresa o un artículo del centro de ayuda como yo, es una guisa viable de comenzar.
El barco es solo una hoja de trucos que usamos para desglosar una nueva característica hasta lo esencial. Cuando nos preparamos para propalar una nueva característica, todos la probamos, aprendemos cómo funciona y analizamos escenarios hipotéticos como “Si el usufructuario hace esto, podría suceder. ¿Y si navegaban allí desde aquí? ¿Qué pasa si, qué pasa si, qué pasa si?” Puede ser viable dejarse tolerar por las posibilidades de este podría suceder, entonces usamos el contenedor para describir lo que será venir. Esta es una mentor simple que un usufructuario nuevo o antiguo de Buffer puede usar para comprender los conceptos básicos de cómo funciona lo nuevo.
Es el espacio de trabajo y el cuaderno de nuestro equipo cuando comenzamos a escribir, formatear y diseñar información. Ahora que hemos reunido las piezas esenciales, es hora de crear una estructura.
Cómo empezamos: boceto del artículo
Ahora que he desglosado la información al minúsculo, es hora de concluir el artículo. El «boceto» simplemente está creando un maniquí de información con múltiples conexiones. Tal vez una nueva característica sea la columna vertebral, y las otras partes del producto que toca son el cráneo y la pelvis. Queremos ver cómo toda la información puede encajar creando un plano de la información básica que un usufructuario necesitará para estar operante.
Para comenzar su boceto, primero identificará las preguntas o la información que necesita replicar para crear el primer paño de su documento.
Aquí hay algunas cosas en las que pensé cuando se me ocurrió mi propia letanía de preguntas:
- ¿Quién leerá o escuchará este contenido?
- ¿Qué quiero que tengan/qué estoy tratando de transmitir?
- ¿Qué información necesitan para obtener esta comida para tolerar?
- ¿Qué preguntas podría tener la audiencia y cómo puedo responderlas en mi artículo?
- ¿Hay otra perspectiva que no haya considerado?
- ¿Estoy asumiendo un nivel de conocimiento sobre este tema?
En mi ejemplo específico sobre escribir un artículo del Centro de ayuda, este es el boceto que encontré posteriormente de hacerme estas preguntas:
¿Ves cómo lo mantenemos simple? ¡Solo el más desnudo de los huesos!
Una forma de controlar la fuga de información
Con frecuencia nos referimos al «Cerebro del Centro de ayuda» en nuestro equipo: la condición de tener tanta información nueva en nuestras cabezas que es difícil de explicar de una guisa simple, y está constantemente rociada con ráfagas de «Oh, deberíamos vincularnos a eso». en este otro artículo incluso. Es mucho para seguir, especialmente porque queremos que la información sea accesible y viable de digerir.
Entonces, a medida que se crea un nuevo emanación, todavía está compilando datos, las entrevistas aún están en curso o [insert your specific circumstance here]el barco se puede usar como una parada de refrigerio en el camino donde puedes descargar lo que sea que se esté acumulando en tu cerebro para que tengas espacio para sacarle más provecho.
Construir barcos lleva tiempo
Nuestro barco comienza conveniente malogrado, rápidamente desarrolla «huesos» para convertirse en nuestro boceto y, con el tiempo, refinamos el fraseo, las imágenes y la forma. A través de la colaboración, la investigación y la creatividad, y generalmente cabal a tiempo para el emanación de la función, nuestro barco se está convirtiendo lentamente en el artículo sabido del Centro de ayuda que nuestros clientes utilizarán para comenzar a utilizar esta nueva función con entusiasmo y confianza.
Y todo lo que hizo desidia fue un documento más, un zona de reunión para el archivo de información: el barco.