A principios de septiembre, nuestro equipo programó y organizó nuestra primera reunión en persona en Lisboa, Portugal. El plan llamativo era reunirnos en persona y producirse una semana juntos, conocernos mejor e modificar tiempo en robustecer nuestro equipo. Sin requisa, por diversas razones, desde licencias familiares hasta de salubridad, solo la fracción de nuestro equipo pudo asistir de modo presencial.
Soy el líder de ingeniería del equipo de Core Foundations en Buffer, y construimos y mantenemos los componentes básicos para consentir, programar y anunciar en sus canales sociales para nuestra aplicación web. ¿Te encanta poder programar carretes de Instagram? ¡Nosotros construimos esto! ¿Te unes a nuestro nuevo canal de TikTok? Todavía está en nosotros. ¿Te alegra que tu cuenta esté protegida contra impostores? ¡Nosotros hacemos eso! Somos un equipo de ocho personas, incluidos cinco ingenieros (Arek, Dace, Heather, José, Mick), la jefe de producto (Amanda) y nuestra diseñadora (Sofia), y estamos ubicados en Europa y Estados Unidos. Más de la fracción de nuestro equipo se unió desde que tuvimos que pausar nuestros retiros anuales en 2020, lo que significa que la mayoría de nosotros nunca nos habíamos conocido en persona. Si correctamente creemos firmemente que podemos hacer correctamente nuestro trabajo de forma remota, entendemos que aún queda mucho por ingresar si nos reunimos en persona y formamos vínculos más fuertes de forma natural.
Amanda (nuestra PM) y yo fuimos responsables de organizar y proporcionar la reunión. Teniendo en cuenta el tiempo de delirio, nos quedaban tres días de tiempo de equipo. Pasamos un día haciendo turismo y dos días realizando sesiones de equipos híbridos que involucraron a todos los participantes. Tengo una experiencia significativa en el diseño y facilitación de talleres para equipos como Agile coach, en la que confié al planificar este. La principal diferencia es que todos mis talleres anteriores han sido completamente presenciales o completamente remotos. Todavía trabajé con equipos distribuidos en todo el mundo en una estructura que tenía una sede central ubicada en el mismo espacio y oficinas adiátere más pequeñas o trabajadores remotos. Aquí aprendí sobre las experiencias que tenían las personas que vivían fuera de la sede cuando se reunían con personas que vivían en el mismo espacio; por lo universal, se sentían excluidas. Como cierto apasionado por la inclusión, he tomado estos comentarios en serio y he hecho todo lo posible para que todos los entornos en los que influyo sean lo más inclusivos posible. En el pasado, imponía talleres presenciales y descartaba las opciones híbridas por ser demasiado difíciles. Como esto ya no es una opción, ¡tuve que educarse!
¿Por qué encuentros híbridos?
Los lugares de trabajo híbridos (una combinación de lugares de trabajo remotos y coubicados) se han convertido en la nueva norma a medida que las empresas se transforman a partir de las condiciones de trabajo remotas necesarias de la pandemia. Con más del 85% de los empleados diciendo que esta es su forma preferida de trabajar y sin reducción en la productividad, parece poco probable que eso cambie. Esta flexibilidad ha llevado a los empleados a trabajar desde cualquier espacio, lo que genera diferencias de zona horaria. Adicionalmente, los viajes de negocios se han mantenido menos que antiguamente de la pandemia, ya que las empresas desean continuar capitalizando los beneficios ambientales y financieros obtenidos durante la pandemia y el auge de las herramientas de colaboración remota, y las preferencias personales de las personas en términos de viajes han cambiado. Las reuniones y los talleres son siempre foros valiosos para la colaboración oportuna, por lo que ahora debemos pensar en cómo podemos hacerlos efectivos cuando no podemos tener a todos presentes en persona; debemos pensar en cómo hacer este híbrido.
Lo que aprendí sobre la facilitación híbrida
1. Diseñar la dietario y organizarla para aquellos a los que les resulte más difícil colaborar.
Cuando tiene personas ubicadas en el mismo espacio y remotas que se unen a una reunión o taller, es más difícil para cualquiera que sea remoto. Incluso nuestro equipo, que está acostumbrado a trabajar de forma remota, lógicamente se centró y habló con las personas en la sala. Por lo tanto, es esencial ser intencional en el diseño de talleres para que sean inclusivos y comuniquen la importancia de los mismos a todos los participantes.
Algunos pasos que tomé fueron:
- Resalte la situación y enfatice la importancia de certificar que nuestro miembro remoto del equipo se sienta incluido y pueda ser escuchado.
- Cree una sensación de seguridad psicológica al establecer reglas básicas desde el principio, que incluyen:
- Tenga una «palabra de seguridad» para asegurar si siente que las discusiones se están descarrilando; lo nuestro fue piña.
- Cualquiera puede tomarse un alivio sin tener que pedir permiso.
- Pídales a todos que estén completamente presentes (sin teléfono ni Slack abiertos) o que sean sinceros con otros compromisos que requieran que sean diferentes.
- Como facilitador, realice un seguimiento de la frecuencia con la que hablan los participantes remotos y pídales directamente su opinión con regularidad; igualmente es una buena idea dejar clara esta intención desde el principio para que todos estén al tanto de la situación y no los tomen por sorpresa.
- Usar el primer día para hacer actividades que nos ayudaran a conocer mejor las personalidades de los demás, ya que no podíamos reconocer de cenas sociales, etc. para hacer eso.
- Todo el mundo se une individualmente a las llamadas de Teleobjetivo en espacio de que nuestro montón coubicado se una a una.
- Use herramientas en carrera: ¡más delante!
2. La disco de sesiones/conversaciones permitía que cualquier persona carente contribuyera de forma asincrónica.
Teníamos cinco personas en persona en Lisboa, dos en Nueva York y una en Irlanda, lo que significaba que tres personas se unían de forma remota y estábamos repartidos en dos zonas horarias diferentes con una diferencia de cinco horas.
Queríamos respetar los horarios de trabajo de todos, es asegurar, no conminar a todos en Nueva York a comenzar a las 5 a.m. o a todos en Europa a quedarse hasta las 10 p.m. Por lo tanto, hemos dividido los días en dos bloques: 10 am-1 pm CEST y 2 pm-6 pm CEST / 9 am-1 pm CEST. Esto encajó correctamente con los horarios unificado de las comidas y permitió que nuestros compañeros de equipo estadounidenses sintonizaran una segunda sesión completa. Para permitirles participar en el contenido que discutimos en la primera sesión, los grabamos a través de Teleobjetivo y les pedimos que participaran más tarde viéndolo y grabando su propia respuesta, que podríamos ver más tarde. Conveniente a que estaban en la misma zona horaria, les pedí que hicieran las actividades juntos, lo que resultó en una sesión semiasincrónica/semisincrónica más colaborativa.
3. Optimiza tus herramientas en carrera
Usamos Teleobjetivo como útil unificado de videoconferencia y Loom para mensajes cortos. El uso de una pizarra digital simplifica la colaboración y la toma de notas: usamos Miro para todas nuestras lluvias de ideas digitales y me encantan sus plantillas, su facilidad de uso y su amplia viso de funciones.
Aunque el uso de adhesivos físicos y pizarras fue mucho más obvio para las personas presentes en persona, fue mucho más obvio porque a) todos podían contribuir fácilmente de forma independiente (sin escazes de escribir cosas a los colaboradores remotos) yb) no había escazes de tomar fotografías y escanearlas. ¡luego!
La preparación previa de todo en el tablero de Miro (más algunas opciones adicionales) facilitó la colaboración entre Amanda y yo, y me sentí más seguro acerca de cómo hacer que todo fuera más obvio ese día.
4. Usando nuestros propios dispositivos, celebrar reuniones en demarcación liso
Todos usaron sus propias computadoras portátiles y cámaras y se unieron a la emplazamiento de Teleobjetivo; incluso aquellos que se reunieron en persona se sintieron menos «yo y ellos» para cualquiera que se uniera de forma remota. La forma en que hicimos esto fue que una persona dejara encendidos el micrófono y los parlantes de su computadora portátil mientras todos los demás estaban silenciados. Los facilitadores de la sesión compartieron su pantalla a través de Teleobjetivo para presentaciones y debates, y durante las actividades, todos trabajaron en el tablero de Miro a través de su propio navegador.
Aunque las personas en la sala tienden a mirarse cara a cara cuando hablan, un compañero de equipo remoto (Mick) igualmente mencionó que facilitaba la comprensión de las conversaciones cuando el audio no era claro.
Es más obvio para las personas presentes en persona contribuir a las conversaciones verbales: al pedir su opinión directamente a los participantes remotos, tienen la oportunidad de hacerlo.
Los micrófonos de nuestras computadoras portátiles captan correctamente el sonido, pero no muy correctamente. ¡La próxima vez llevaré un micrófono de conferencia y un altavoz! Adicionalmente, el micrófono, los parlantes y el video de nuestra computadora portátil no estaban sincronizados, lo cual no era bueno, pero a veces hacía que las conversaciones se interrumpieran.
A usted
La facilitación híbrida es más difícil que la facilitación en persona o incluso remota, ¡pero no increíble! Con cierta intención y una comunicación clara con todos los involucrados, aún puede realizar talleres y reuniones de equipo efectivos. Sin requisa, no será lo mismo que un cita presencial, y no es exacto que los organizadores o el equipo pretendan lo contrario. Siempre faltarán cosas para cualquiera que se una de forma remota a una reunión como la nuestra: no podemos registrar cada interacción y conversación que sucede, por lo que se pierden esas conversaciones naturales.
Adicionalmente, todos los aprendizajes que obtiene al ver a las personas en persona y su jerga corporal que pide Teleobjetivo simplemente no se cumplen. Lo más importante que debe recapacitar es que siempre vale la pena incluir a todos y, con un poco de consideración, puede añadir mucho valía a su equipo.
¡Nos encantaría conocer tu experiencia con las reuniones híbridas! Tuiteanos o únete a nuestra comunidad.