Cómo establecemos las expectativas de comunicación como un equipo completamente remoto

Como un equipo completamente remoto de más de 80 personas, la forma en que nos comunicamos es fundamental para tratar como empresa, colaborar y construir una civilización remota sólida. Como dicen, claro es amable. Por lo tanto, nuestro objetivo es ser claros en nuestra comunicación entre nosotros adentro del equipo, y claro como empresa cuáles son esas expectativas para las mejores prácticas de comunicación para que todos puedan estar alineados.

No siempre habíamos escrito nuestras expectativas de comunicación. Cuando me uní a Buffer en 2016, es poco que aprendí de otros cuando me incorporé. En ese momento, teníamos un documento que explicaba cómo abordamos las conversaciones con nuestros clientes para ser respetuosos y mantenernos cerca de nuestros títulos, y este documento además guiaba la forma en que nos hablábamos entre nosotros. Lo hemos escrito en los últimos primaveras para felicitar claridad a las mejores prácticas tácitas y además como una útil útil al incorporar nuevos compañeros de equipo que aún no están familiarizados con nuestras prácticas de comunicación en Buffer.

A continuación se muestra un extracto directo de nuestro wiki interno con nuestras expectativas de comunicación para los compañeros de equipo de Buffer. Léalo y háganos aprender sus pensamientos. en Twitter!

Expectativas de comunicación

Asegúrese de que sus notificaciones y filtros de correo electrónico estén configurados adecuadamente para su rol, las herramientas de su rol y las deposición de su región según estas pautas.

1. Consulte nuestras principales herramientas de comunicación, diarias o semanales.

Hay muchas herramientas que usamos para comunicarnos, y si perfectamente es importante establecer límites para las notificaciones, como equipo remoto además es esencial tener en cuenta nuestra comunicación y revisar ciertas herramientas, diaria o semanalmente.

Herramientas para revisar a diario

• Slack: Verifique Slack cada día que trabaje y actualice su estado o nombre para indicar si está de reposo, sabatino o atrevimiento habitual y, si es posible, si está fuera por razones imprevistas, como una enfermedad o un día personal.
• Discusiones: las discusiones son nuestra principal útil de comunicación, así que inicie sesión al menos una vez al día y marque las discusiones para hacer un seguimiento si es necesario.

Dependiendo de su rol:

• Dependiendo de su equipo y función, podría ser una buena idea que además consulte Notion, Jira, Paper o Trello a diario. Consulte con su administrador o el equipo de Personas si no está seguro.

Herramientas para revisar semanalmente

• Correo electrónico: si perfectamente el correo electrónico no es necesariamente crucial para muchos roles en Buffer, es importante que revise su correo electrónico y responda o reenvíe cualquier correo electrónico que se le presente.
• Concepto: la oficina central, en particular, es el centro del trabajo del esquema. Visite el panel de control de su equipo para realizar un seguimiento del progreso del esquema y pegar actualizaciones.

Dependiendo de su rol:

• Dependiendo de su equipo y función, puede ser una buena idea que además consulte Jira, Dropbox Paper o Trello semanalmente.

2. Replicar de guisa oportuna cuando se le etiquete.

Responda en Slack el mismo día.

En Slack, si alguno te menciona específicamente o te envía un DM, se prórroga que reciba una respuesta al final de tu marcha profesional común, suponiendo que estés trabajando un día común.

Responda en hilos adentro de dos días si está etiquetado, una semana de lo contrario.

En Threads, si se le menciona específicamente en un Thread, se prórroga que responda adentro de dos días hábiles. Si está esperando una respuesta de alguno y no argumenta adentro de dos días, no dude en contactarlo nuevamente.

Si no se le menciona específicamente y no es oportuno, el tiempo de respuesta puede ser de hasta una semana.

Algunas conversaciones no requieren una respuesta, solo un inspección en forma de emoji. En este caso, estos tiempos de respuesta no se aplican.

Para todas las demás herramientas (comentarios de Dropbox Paper, comentarios de Notion, Jira, Trello, etc.), la prórroga es de dos días.

3. Sepa cuándo usar asíncrono o síncrono.

Fomentamos la comunicación asíncrona, aunque no solo nos comunicamos de forma asíncrona, y la comunicación sincrónica siempre juega un papel importante en Buffer.

Sincrónico
Si poco es urgente, hay mucha parentela involucrada o poco es en realidad arduo, entonces comuníquese a través de canales sincrónicos. Éstos incluyen:

• Suave
• Teleobjetivo
• Potencialmente: envía un mensaje de texto o fuego si no puedes comunicarte con alguno.

Asincrónico
Si poco no es urgente o no urgente, comuníquese de forma asincrónica a través de:

• Suave
• Papel de ranura
• Conocimiento
• Hijo

4. Mantén tu calendario actualizado.

Asegúrese de que su calendario de Google refleje sus horas de trabajo y utilícelo para circunvalar horas de piscolabis o citas para evitar reservas dobles.
Dé al menos un día hábil si es posible si necesita reprogramar una reunión. Entendemos que las cosas pasan, y eso no siempre es posible; por servicio avise tanto como pueda.

Expectativas de comunicación por útil

Suave

• Usted es responsable de ordenar su tiempo de inactividad. Es importante que las personas puedan balbucir entre sí incluso cuando el destinatario no está presente. Si cada uno de nosotros es responsable de su propio tiempo de inactividad (es proponer, Configúrate en No agobiar cuando está desconectado, no está trabajando o en el ámbito; controle las notificaciones en su teléfono si elige instalar Slack en él), le damos al resto del equipo total independencia para comunicarse como lo deseen. Entonces es su responsabilidad procesar el mensaje cuando esté dispuesto. (Punto: marcar como no conocedor, pegar una suerte o hacer clic en «recordarme» para todas las cosas en las que necesita interpretar para no olvidar!)
• Canales públicos predeterminados: En caso de duda, siempre publique un mensaje donde todos puedan leerlo. ¡Mantenga a todos informados sobre cosas que no son privadas!
• Utilice el estado y el perfil para comunicar la disponibilidad: Comparte tu estado para que la parentela sepa que estás enfermo, de reposo o simplemente ocupado concentrándote. Por otra parte, el búfer Perfiles sueltos incluya mucha información interesante, como la zona horaria, las horas típicas de inicio y cerrojo de sesión y los enlaces de Calendly. Asegúrese de completar el suyo para ayudar a las personas a comprender la mejor guisa de comunicarse con usted y verifique los de los demás a medida que trabaja con ellos.
• Sea deliberado acerca de sus notificaciones: Recomendamos surtir Ajustes de notificación recomendados por Slack: solo mensajes directos, @yous y palabras resaltadas. Estas configuraciones eliminan la preocupación de perder mensajes importantes sin que su teléfono o computadora se apaguen todo el día con conversaciones menos importantes.
• Comunicar proactivamente: Cuando hagas ping a alguno, dale a esa persona todo el contexto que necesita para responderte. (por ejemplo, no es necesario dirigir un mensaje «¡Hola Joel!» y luego esperar una respuesta antaño de proponer más). Incluya enlaces, documentos, su época meta o el tiempo de respuesta deseado, y cualquier cosa que pueda surtir la conversación de forma asíncrona.
• Ponte cuando puedas: El uso de hilos para objetar a puntos específicos nos ayuda a todos a seguir las conversaciones que debemos seguir.
• Salga/edite Slack cuando necesite concentrarse: Puedes veteactivar No agobiar o establece tu estado en el modo de enfoque cuando desea enfocarse en poco sin ser interrumpido.
• No revise constantemente los mensajes en el sistema de chat: ¡Tener mensajes sin observar en Slack no significa que debas leerlos de inmediato! Deja que la parentela haga su trabajo mientras tú haces el tuyo. Grabe mensajes de demostración cuando esté fuera de su ámbito de enfoque.
• @canal o @aquí?: Incluir @canal en un mensaje notificará a todos los que están en la sala de chat, pero usar @aquí solo notificará a las personas que estén en andana en ese momento. Para anuncios que no son de emergencia, @aquí siempre es mejor. Use @channel y @everyone solo para emergencias: envía notificaciones automáticas y por correo electrónico a todos, incluidas las personas que pueden estar desconectadas o de reposo.

Hijo

• Utilice subprocesos principalmente para anuncios, actualizaciones, subprocesos asincrónicos y toma de decisiones.
• Utilice la función de seguimiento. (Nota: no se prórroga que deje un hilo impresionado para seguimiento más allá del tiempo que le lleva interpretar en consecuencia). Marque los hilos para seguimiento si desea recapacitar objetar más tarde. Sin secuestro, tenga cuidado de no dejar hilos marcados como seguimiento sin respuesta. Esto deja a otros en el hilo inseguros de su respuesta.
• Utilice la función «Marcar como valentía» para las decisiones. Cuando utilice Threads para tomar decisiones, asegúrese de marcar el comentario en el que aterriza como una valentía como tal para que se destaque en la conversación. Cualquiera puede marcar un comentario como una valentía.
• Únase solo a los espacios con los que trabaja regularmente. Para surtir la relevancia de los espacios, únase solo a los espacios con los que trabaja regularmente. Si desea ver las discusiones, puede hacer clic en los títulos del hilo de extracto semanal y así no tener que «unirse» a los espacios que no corresponden.

Correo electrónico

• Configure una respuesta fuera de la oficina cuando no esté. Para que cualquier persona que se ponga en contacto con usted sepa a dónde dirigir su pregunta o cuándo esperar su regreso.
• Reenviar los correos electrónicos que le llegan pero que están destinados a otra persona.

calendario de Google

• Establece tu horario de trabajo. Establezca sus horas de trabajo en Google Calendar para que sus compañeros de equipo sepan cuándo pueden programar reuniones con usted. Aquí le mostramos cómo pegar sus horas de trabajo a Google Calendar.
• Incluya un enlace de Teleobjetivo en todas las invitaciones a reuniones. Teleobjetivo debería completarse automáticamente al crear reuniones en Google Calendar. Póngase en contacto con el equipo de Personas si este no es su caso.