Según un estudio, el 37% de los empleados ven las reuniones improductivas como una pérdida significativa para las organizaciones. Como resultado, se pierden más de 24 mil millones de horas productivas. Las reuniones ocupan mucho tiempo en la rutina de un empleado, pero todavía son inevitables.
Lo peor que puede ocurrir es que luego de horas de discusión y profusión de ideas, no haya resultados procesables. Como resultado, se desperdician los bienes de la empresa y las horas productivas de los empleados.
Debe tener una hoja de ruta para una reunión para aumentar la colaboración entre sus equipos y tomar decisiones efectivas.
Estrategias para que tus reuniones sean más efectivas
En promedio, una reunión dura de 12 a 13 minutos. En muchos casos, este tiempo no es suficiente para discutir puntos secreto. Aumentar el tiempo de reunión significa quitar una parte de la productividad del empleado.
Debe cerciorarse de que cada minuto que pase en la reunión tenga un resultado humanitario. Los gerentes y líderes deben usar las siguientes estrategias de reunión para sobrellevar a lado reuniones efectivas
- Crear metas y objetivos para la reunión.
El primer paso ayer de convocar la reunión es crear una dietario. Lo mejor es determinar por qué necesita una reunión. Tan pronto como obtenga razones válidas, tendrá luz verde.
Ya sea que la reunión sea para discutir el progreso de una tarea o una crisis comercial, sería mejor si tiene objetivos predefinidos y lo que está pronto para obtener en la reunión.
Los gerentes todavía pueden crear una dietario y cubrir todos los objetivos necesarios sin desviarse de los objetivos de la reunión. Una vez finalizada la dietario de la reunión, distribúyala a los asistentes seleccionados.
- Invitar a personas relevantes
Los participantes de la reunión se pueden dividir en dos grupos. Quienes contribuyen directamente al logro de los objetivos (gerentes y jefes de equipo) y partes interesadas o contribuyentes (miembros del equipo). La presencia de cualquier otra persona es innecesaria.
Suponga que la dietario de la reunión es «presupuestación de futuros gastos de hacienda», invite solo al director financiero y a los miembros del equipo. Cualquier otra persona que no sea relevante para la dietario de la reunión es la tercera rueda.
Los participantes innecesarios perderán su tiempo. No tienen conocimiento previo de la dietario.
- Uso de herramientas de mapas mentales.
El mapeo mental es un método efectivo para discutir una idea y explorar nuevas posibilidades relacionadas con ella. Las reuniones de negocios pueden beneficiarse significativamente de un creador de mapas mentales. Los gerentes pueden usar herramientas de mapas mentales para los siguientes beneficios
- Los gerentes y líderes pueden crear atractivas presentaciones para la reunión. La billete de la audiencia es crucial para un resultado exitoso de la reunión
- Las reuniones periódicas con los PPT pueden tomar minutos e incluso horas para discutir el plan. El mapeo mental le permite cubrir reuniones largas en minutos sin perder ningún detalle esencial y mantenerse en la dietario de la reunión
- Los mapas mentales hacen que la asignación de tareas sea transparente. Los miembros del equipo y los líderes pueden conocer sus responsabilidades sin explicaciones complejas
- Las reuniones pueden discutir la dietario en orden y estructura dialéctica con mapas mentales
- Minimice las distracciones/interrupciones
Las distracciones conducen a una reducción de la productividad. En las reuniones, muchos factores pueden causar distracciones, identifique los utensilios y tome medidas ayer de la reunión. Ejecute pruebas y demostraciones previas a la reunión para encontrar distracciones que puedan estar haciendo perder el tiempo a los asistentes.
Es posible que su conexión a Internet, suministro de energía u otros errores técnicos ocurran durante la reunión, y corregirlos puede sobrellevar una cantidad considerable de tiempo. Adicionalmente, puede crear una mala imagen cuando tiene una reunión con ejecutivos de nivel C o altos ejecutivos como CEO o CFO.
- Administración del tiempo
La papeleo del tiempo es crucial para administrar tiempo valioso a los participantes. Igualmente aumenta la productividad y la eficiencia de los empleados. Adicionalmente, es responsabilidad del jefe y de Fortuna Humanos cerciorarse de que los asistentes respeten el horario de la reunión como parte de la disciplina organizacional.
El tiempo es efectivo, lo que significa que perder el tiempo causa pérdidas directamente a la estructura. Ya sea que comience o termine tarde la reunión, comprometerá el cronograma y la productividad de los equipos. El enfoque ideal es perseverar el tiempo de reunión al pequeño y mantenerlo efectivo utilizando herramientas como mapas mentales.
- Asignar un moderador
Como jefe, ya tiene toneladas de otras tareas. Es posible que la carga de trabajo afecte la calidad de la reunión. Puede encontrar a cierto con buenas habilidades de liderazgo como moderador de la reunión.
El moderador puede dirigir la reunión de guisa efectiva a tiempo con los requisitos necesarios que le permiten ser más productivo. Sin confiscación, el moderador debe asimilar cómo sobrellevar a lado reuniones efectivas y cerciorarse de que se ciñan a la dietario.
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Los gerentes todavía pueden asignar un tomador de notas que se centre en crear notas para los asistentes. Todos pueden concentrarse en la dietario de la reunión sin tener que escribir notas con frecuencia. Esto no beneficiará la dietario de la reunión luego de que finalice y reducirá la distracción.
- Configurar una sesión de preguntas y respuestas
Muchos asistentes a la reunión tendrán dudas o preguntas. Sin confiscación, permitirles preguntar durante la reunión creará interrupciones frecuentes y se alterará el decoro de la reunión.
Las pautas de la reunión deben programar un tiempo específico para una sesión de preguntas y respuestas. Esto suele ocurrir luego de que se hayan discutido los puntos principales para administrar tiempo y hacer que la reunión sea más significativa.
- Terminar las reuniones cuando se haya apurado el objetivo.
Necesita asimilar cuándo terminar la reunión. Si no se logran los objetivos deseados o si los participantes no cuentan con información importante, es una pérdida de tiempo.
Pegado con la implementación de otras prácticas, debe finalizar la reunión cuando los participantes tengan la información necesaria y se hayan rematado los objetivos deseados de la reunión según la dietario.
Mantenga menos reuniones pero efectivas
Organice menos reuniones y haga más. Su objetivo es hacer que la estructura sea lo más productiva posible; las reuniones toman mucho tiempo.
Siguiendo las prácticas anteriores, puede perseverar la reunión relevante para la dietario mientras ahorra tiempo y efectivo.
