L’un des aspects les plus excitants de la croissance de votre agence est d’avoir la possibilité d’élargir votre équipe et d’embaucher de nouvelles personnes. Le seul bémol ? Déterminer le meilleur processus de formation et d’intégration de vos nouvelles recrues.
Adecuadamente qu’il puisse être tentant de donner à vos nouveaux employés un bref aperçu de votre agence, puis de les plonger dans le vif du sujet, cette approche ne vous servira pas à long terme.
Tout comme lorsque vous apprenez à nager à quelqu’un, vous devez faciliter l’intégration de vos nouveaux employés dans votre entreprise, leur fournir les informations et les outils nécessaires pour réussir, puis les soutenir jusqu’à ce qu’ils puissent garder la tête hors de l’eau.
Alors, comment former les nouvelles recrues de votre agence et les préparer, ainsi que votre entreprise, au succès ?
Dans cet article, nous partageons :
- Pourquoi la formation des nouvelles recrues est importante
- 7 conseils pour former les nouveaux employés
- Bonnes pratiques à garder à l’esprit lors du processus d’intégration des employés
Pourquoi la formation des nouvelles recrues est si importante
La formation et le développement sont une étape importante pour l’intégration de nouveaux employés, quel que soit le rôle ou le type d’entreprise. En réalité, un bon processus d’intégration conduit à près de 70 % des salariés séjournant dans leur entreprise au moins 3 ans.
Pour les agences, l’intégration est encore plus cruciale car le bon programme de formation peut non seulement faire ou défaire le succès de votre entreprise, mais aussi celui de vos clients.
Voici quelques raisons pour lesquelles la formation des nouvelles recrues est si importante.
Votre pile technologique a une courbe d’apprentissage
Votre agence utilise probablement une pile complète de systèmes, de plates-formes et d’outils technologiques. Certains d’entre eux peuvent être des plateformes générales ou des outils de collaboration interfonctionnels que vos nouvelles recrues connaissent déjà, comme Google Analytics ou Slack. Mais, il y en a probablement d’autres qui sont la propriété de votre agence.
Ces systèmes internes sont généralement destinés à simplifier la gestion des campagnes, les rapports et la communication, mais ils peuvent présenter leurs propres défis pour les nouveaux utilisateurs.
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Au cours du processus d’intégration et de formation, il est important de décrire les différents outils, systèmes et plates-formes que vos nouvelles recrues sont censées utiliser, les meilleures façons d’utiliser ces systèmes et les conseils ou astuces pour les utiliser correctement.
En prenant le temps de détailler les systèmes et les outils de l’agence qu’ils utiliseront (souvent quotidiennement), vous pouvez les configurer pour qu’ils passent rapidement de la formation à l’exécution et à la gestion des campagnes ou à l’exécution de leurs tâches quotidiennes.
C’est important pour le partage des connaissances et les meilleures pratiques
Après avoir travaillé au sein de votre agence pendant quelques mois, vos employés obtiennent des conseils et des meilleures pratiques qui ne sont peut-être documentés nulle part. Ce sont les petits éléments d’information qu’ils récupèrent après avoir fait le travail de manière cohérente. C’est l’une des raisons pour lesquelles la fidélisation des employés est si précieuse ; les employés existants comprennent les tenants et les aboutissants de votre entreprise, de vos clients et savent comment fonctionner efficacement.
Un programme de formation formel doit inclure des pratiques exemplaires documentées, des conseils et des idées pour donner aux employés une solide compréhension du travail qu’ils feront et comment le faire selon les normes de votre agence. Mais votre programme devrait également inclure l’observation au poste de travail et le partage des connaissances de vos employés actuels.
Cette modèle de plan de formation comprend des sessions avec différents départements.
C’est une chose de parler de la façon de faire quelque chose, mais c’en est une autre de voir comment c’est fait et de l’essayer soi-même.
En dotant les nouveaux employés de ces connaissances internes pendant le processus de formation, vous les préparez au succès.
Cela impacte l’expérience client
Le succès de votre agence dépend du service et des résultats que vous offrez à vos clients. Si vos nouveaux employés ne sont pas formés, cela se répercutera sur vos clients.
Soit vos nouveaux employés ne sauront pas comment fournir le niveau de service auquel les clients sont habitués, ils ne seront pas équipés pour continuer à fournir des résultats, soit il leur faudra beaucoup plus de temps pour accomplir leurs tâches nécessaires, ce qui pourrait frustrer les clients.
Prendre le temps de former les nouveaux employés garantit que vous accordez la priorité aux relations avec les clients.
7 conseils pour former un nouvel employé
Utilisez ces conseils pour créer votre processus d’intégration et de formation pour les nouvelles recrues.
1. Définir clairement les attentes
Définir les attentes est une excellente première étape lors de la formation d’un nouvel employé. Cela signifie non seulement définir des attentes sur ce à quoi ressemblera le processus de formation et d’intégration, mais aussi des attentes sur ce que vous attendez de votre nouvel employé.
Voici quelques façons de le faire :
- Description de poste clairement définie. Une bonne description de poste est utile au-delà du processus de recrutement et d’embauche. Elle doit être rappelée lors de la formation des nouveaux collaborateurs car elle précise clairement ce qu’on attend d’eux sur le long terme mais aussi ce qu’ils peuvent s’attendre à faire au quotidien. Si vos descriptions de poste ne décrivent pas explicitement les tâches quotidiennes ainsi que les objectifs généraux, actualisez-les pour le processus d’intégration.
- Processus de formation formel. Documenter et présenter un processus de formation formel décrit ce que les nouveaux employés peuvent attendre de leur première semaine (ou semaines) de travail avec votre agence. Cela peut inclure des sessions de formation auxquelles ils assisteront, des objectifs d’apprentissage et l’observation d’employés existants.
- Forfait 30-60-90 jours. La création d’un plan pour votre nouvel employé qui communique ce que vous voulez qu’il accomplisse et apprenne dans les 30, 60 et 90 jours peut le garder sur la bonne voie pendant le processus d’intégration. Ce plan peut inclure des étapes spécifiques que votre agence considère comme la clé du succès, comme effectuer un premier appel client, conclure un nouveau client ou suivre un cours en ligne.
En mettant en place ces plans et processus documentés, vous communiquez clairement avec votre nouvelle recrue et lui donnez une feuille de route pour réussir avec votre agence.
2. Comprendre les besoins et les opportunités de votre nouvelle recrue
Chaque nouvelle recrue sera différente en termes de parcours, d’expérience et de lacunes. Adecuadamente que vous recueillerez probablement une alto partie de ces informations au cours du processus d’embauche, il est important d’avoir une idée précise des besoins et des opportunités de votre nouvelle recrue pendant la formation.
Cela peut se faire de différentes manières, y compris une conversation informelle ou une évaluation standardisée créée par votre agence.
Donner à votre nouvel employé la possibilité de poser des questions tout au long du processus de formation peut également vous donner une idée des domaines dans lesquels il peut avoir besoin d’une pratique plus ciblée.
En adaptant votre formation aux besoins de votre nouvelle recrue, vous pouvez les garder engagés et enthousiastes plutôt qu’ennuyés par les domaines d’expertise qu’ils maîtrisent déjà.
3. Partagez votre énoncé de mission ou le but de votre agence
Votre nouvelle recrue fait maintenant partie de votre équipe. Vous voulez qu’ils adoptent votre mission et votre objectif. En fait, les employés alignés sur la mission d’une entreprise sont moins susceptibles de penser à quitter leur entreprise et sont plus engagés. Des employés engagés peuvent contribuer à une rentabilité supplémentaire de 21 % et à une augmentation de 20 % de la productivité.
Partagez votre énoncé de mission ou le but de votre agence avec votre nouvelle recrue. Vous pouvez également fournir un aperçu de la raison d’être de votre agence, pour qui vous existez et tout autre domaine dont vous êtes le plus fier.
Par exemple, si votre agence offre des heures de bénévolat jumelées, partagez un exemple de certaines des organisations que les employés ont soutenues pendant ces heures dans le passé.
Vous pouvez également partager des études de cas et des histoires sur vos clients et sur la manière dont votre agence les a aidés. En démontrant une passion pour votre entreprise et les entreprises de vos clients, vous pouvez enthousiasmer les nouveaux employés pour le travail qu’ils feront.
4. Partager les connaissances internes
Comme mentionné précédemment, la formation est une excellente occasion pour les employés existants de partager les meilleures pratiques et connaissances acquises.
En associant vos nouvelles recrues à des employés existants, vous pouvez également contribuer à favoriser les relations. Cela peut conduire à une meilleure expérience pour les nouveaux employés et à une rétention accrue. Une étude a révélé que 86 % des nouveaux employés qui avaient un mentor pendant la phase d’intégration étaient plus susceptibles de rester dans leur entreprise à long terme.
C’est également une excellente occasion de mettre en lumière vos employés vedettes, en leur donnant un débouché pour mettre en valeur leur expertise et montrer à quel point vous appréciez leurs connaissances et leurs contributions à votre agence.
Demandez aux employés existants de créer et de présenter leur expérience avec votre agence, ce qu’ils ont appris et ce qu’ils préfèrent dans leur travail avec vous. Ou demandez aux nouvelles recrues de réserver du temps en tête-à-tête avec les employés existants pour poser des questions ou les suivre au travail.
Cet apprentissage pratique peut s’appuyer sur les informations fondamentales que vous fournissez aux nouveaux employés et leur montrer à quoi cela ressemble en action.
5. Planifiez des appels clients fictifs
Si vos nouveaux employés travailleront avec des clients, vous pouvez intégrer des séances d’entraînement à votre programme de formation.
Les appels clients fictifs peuvent vous aider à évaluer où une nouvelle recrue a saisi les informations nécessaires de votre formation et où elle pourrait avoir besoin de s’améliorer. Cela leur permet également de voir ce qu’ils peuvent attendre des clients.
Traitez ces faux appels comme la vraie affaire en demandant aux nouvelles recrues de vous contacter comme si vous étiez un client, planifiez l’appel via Teleobjetivo (ou tout autre programme que vous utilisez) et enregistrez l’appel à des fins de formation.
En reproduisant le processus du début à la fin, vous offrez à vos nouvelles recrues une expérience complète et renforcez leur confiance avec le matériel.
6. Gardez votre nouvelle recrue engagée
Le processus de formation et d’intégration peut être fastidieux et accablant pour les nouvelles recrues. Il y a beaucoup à apprendre en peu de temps. Et si votre agence a des employés à distance, il peut être encore plus difficile de les maintenir engagés ou d’évaluer comment ils se sentent.
Intégrez différents types d’apprentissage tout au long de votre programme de formation pour répondre aux différentes façons dont les gens apprennent. Certains aiment regarder des vidéos tandis que d’autres aiment apprendre des autres (ou apprendre en faisant).
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Vous pouvez également envisager de créer un temps moins structuré où les nouvelles recrues peuvent réseauter avec les employés existants, poser des questions ou simplement en savoir plus sur l’agence et les personnes qui y travaillent.
Construire une culture forte est important et peut commencer pour les nouvelles recrues pendant le processus de formation.
7. Enregistrez-vous après l’intégration
Une fois que votre nouvel employé est entièrement formé et a survolé le nid, prévoyez du temps pour s’enregistrer afin qu’il puisse poser des questions, partager ce qu’il a appris ou suivre un domaine qu’il espérait améliorer.
C’est également le moment idéal pour discuter avec votre nouvel employé des objectifs de carrière et de la croissance. Une fois qu’ils ont eu un peu d’expérience et de temps de travail avec votre agence, ils peuvent avoir une idée des voies de croissance. En leur donnant un espace pour partager ces objectifs et fournir des commentaires, vous pouvez vous concentrer sur leur conservation à long terme.
Faites en sorte que la formation des nouvelles recrues fonctionne pour votre agence
La création du bon programme de formation pour votre agence nécessitera probablement quelques essais et erreurs. Mais investir du temps dans cette partie importante de la croissance et de la mise à l’échelle de votre agence en vaut la peine à long terme.
Pour récapituler, voici les sept conseils pour former les nouveaux employés :
- Définir clairement les attentes
- Comprendre les besoins et les opportunités de votre nouvelle recrue
- Partagez votre énoncé de mission ou le but de votre agence
- Partager les connaissances internes
- Planifier des appels clients fictifs
- Gardez votre nouvelle recrue engagée
- Enregistrement après l’intégration